Presupuestos fáciles para todos

La creación de presupuestos es un proceso de vital importancia para un buen número de empresas. Especialmente para aquellas empresas que comercializan bienes y servicios que se realizan a la medida del cliente mediante presupuesto: empresas de artes gráficas, obras y reformas, instalaciones eléctricas o industriales, desarrollos informáticos, reparaciones... La lista de sectores para los que la elaboración de presupuestos forma parte de su inevitable gestión diaria es muy amplia.

Precisamente por eso hemos de ser conscientes de la enorme importancia que tiene la elaboración de presupuestos: una buena parte de nuestra facturación puede depender de nuestra agilidad y capacidad para elaborar presupuestos atractivos, competitivos, que respeten nuestros costes y márgenes y que puedan ser entregados a tiempo a nuestro cliente. Sin duda resultará vital contar con un buen software de gestión que incorpore la opción de presupuestos.

Cómo elegir un software de presupuestos

Cuando nos planteamos la opción de incorporar un software para la gestión de presupuestos a nuestra empresa a menudo nos asaltarán un buen número de dudas que no siempre tienen una fácil respuesta porque la idoneidad dependerá, en gran parte, de cómo sea y cómo funcione nuestra empresa. Elegir entre un software estándar o un software a medida; una aplicación específica para nuestros sector productivo o una aplicación generalista; una solución integral tipo ERP que abarque todas las áres (facturación, contabilidad, relaciones con clientes...) o un módulo específico de presupuestos. Lo verdaderamente importante es que el software cumpla una serie de requisitos básicos:

Que se ajuste a nuestras necesidades. Si nos dedicamos a alquilar maquinaria de obra, nuestros presupuestos han de poder incorporar el concepto coste/jornada, mientras que si nos dedicamos a pintar paredes nos interesará poder hablar de superficies en metros cuadrados para determinados bloques del prespuesto. La aplicación ha de ser los suficientemente flexible como para poder personalizar este tipo de detalles.
Que la inversión esté justificada en un mejor rendimiento. Puede parecer una obviedad, pero la inversión que hagamos en un software debe estar claramente justificada por el ahorro de tiempo y mejora de la eficiencia que obtengamos.

Hay excelentes aplicaciones comerciales tanto generales como sectoriales que pueden dar solución a la inmensa mayoría de las necesidades de las empresas. Sólo se trata de ser capaces de seleccionar la que mejor se adapta a nuestra situación. Es absolutamente recomendable utilizar ampliamente las versiones demo que aunque con muy pequeñas limitaciones son casi siempre perfectamente funcionales y nos darán la oportunidad de conocer de forma profunda todos los detalles y puntos fuertes y débiles de la aplicación sin tener que realizar ningún desembolso. El probar antes de comprar es algo plenamente extendido afortunadamente en las aplicaciones informáticas de hoy.

Aspectos como la posibilidad de presentación o envío telemático de los presupuestos y facturas, automatización de los ciclos de trabajo, enlace con otros programas o módulos como contabilidad o gestion de relaciones con clientes (CRM) son aspectos que comienzan a interesar cada vez más a las empresas.